mercoledì 14 dicembre 2011

📧 Thunderbird + GMAIL integrati al meglio!

Come utilizzare al meglio il famoso software di posta gratuito (email client) Thunderbird (versione 8 o superiori) in combinazione con l'eccellente servizio di posta gratuito Google GMAIL (o a pagamento Google Apps)?

Ecco alcuni accorgimenti:
Supponendo di avere già attivato un account di posta elettronica su  Google GMAIL, la prima cosa da fare è decidere quale protocollo di posta (POP o IMAP) utilizzare per accedere alla casella email dell'account attraverso Thunderbird.

Con POP è possibile decidere se conservare copie dei messaggi sul server. In genere con questo protocollo si preferisce scaricare la posta nel computer locale cancellandola dal server remoto e liberando spazio, ma con circa 7 Gb di spazio libero (alla data 14/12/2011) messo a disposizione su GMAIL  si può tranquillamente evitare di cancellarla (per molti giorni) e lasciarne quindi una copia (per sicurezza) anche su GMAIL. In ogni caso se devi eliminare su GMAIL alcune email troppo ingombranti può esserti utile leggere il post: "FreeSpace ti segnala gli allegati più grandi presenti in GMAIL e in tutto il dominio di posta".

Poiché le email, una volta ricevute, vengono tutte quante memorizzate nel Personal Computer (PC) locale, Ã¨ tecnicamente possibile effettuare un backup della posta dal proprio PC su supporti esterni (leggi anche: "Thunderbird: Backup e Restore della Posta")  .

Il protocollo POP prevede che Thunderbird scarichi tutti i nuovi messaggi ogni volta che si connette a GMAIL e questo purtroppo può comportare problemi con messaggi di grandi dimensioni in combinazione con connessioni a Internet troppo lente. 
Inoltre POP non è adatto ad un utilizzo multi-utente o multi-dispositivo in quanto i messaggi possono essere scaricati su un solo dispositivo.


- Accorgimenti per chi usa POP - 
Nelle impostazioni di Google GMAIL:


a. Verificare su Impostazioni Gmail che, nel pannello Inoltro e POP/IMAP, alla voce "Scarica tramite POP" lo Stato sia "il POP è attivato" per tutti i messaggi arrivati a partire dal gg/mm/aaaa. 

b. Poiché GMAIL ha un proprio filtro Anti-Spam che dirotta tutte le email sospette nella propria cartella SPAM, è possibile che alcune email importanti (non SPAM) ci finiscano dentro involontariamente e poi NON vengano scaricate da Thunderbird (poichè la cartella SPAM di GMAIL NON è visibile in Thunderbird con POP). Putroppo questo è un problema e, per ora, le soluzioni possibili sono due: addestrare meglio il filtro GMAIL Anti-Spam oppure disabilitarlo completamente! 

b1. Per addestrare il filtro GMAIL a non considerare Spam almeno gli indirizzi conosciuti, occorre trasferire gli indirizzi email della Rubrica di Thunderbird nella corrispondente sezione Contatti di GMAIL. Per questa operazione ci vengono in aiuto alcune estensione di Thunderbird che oltre a trasferire i contatti si occupano di sincronizzarli fra Thunderbird e Gmail. Sono ormai numerose e gratuite le estensione in grado di effettuare questa operazione, attualmente sto utilizzando ZINDUS. Sincronizzare i Contatti di Thunderbird su GMAIL permette inoltre di inviare una email a più destinatari senza incorrere nel filtro Anti-Spam di GoogleVedi anche Linee guida per mittenti di messaggi collettivi

b2. Per "disabilitare" il filtro GMAIL Anti-Spam bisogna invece creare un filtro in cui si dice sostanzialmente che "le email ricevute da chiunque non devono mai essere considerate SPAM", quindi: 

Da GMAIL su Web selezionare Impostazioni Gmail e scegliere Filtri, poi Crea un Nuovo Filtro. Inserire un * asterisco (che significa chiunque) nel campo DA:* e proseguire spuntando la voce Non inviare mai a Spam.


Parallelamente si può attivare il filtro Anti-Spam integrato di Thunderbird che, se opportunamente addestrato, invierà lo Spam nella cartella Indesiderata di Thunderbird.





IMAP è un protocollo più moderno e completo rispetto a POP. Solitamente con IMAP tutti i messaggi rimangono sul server di posta e non occupano spazio sul PC locale. Questo potrebbe essere uno svantaggio con una casella di posta di piccole dimensioni ma con la notevole capienza messa a disposizione su GMAIL non dovrebbero esserci problemi! 
Con Thunderbird Ã¨ possibile scaricare i messaggi sul PC locale e accedervi anche quando non si è connessi a InternetSempre grazie a Thunderbird i messaggi, che sono stati già memorizzati su un disco locale, vengono visualizzati più velocemente. Inoltre la ricerca di una serie di messaggi con Thunderbird ha prestazioni molto più veloci rispetto alla ricerca su un server remoto. Naturalmente la ricerca completa di un testo nel corpo del messaggio è possibile solo per le email che sono già state completamente scaricate in locale.
Poiché normalmente non TUTTE le email sono completamente memorizzate nel PC locale NON Ã¨ possibile programmare un backup della posta su supporti esterni.


Il protocollo IMAP è adatto ad un utilizzo multi-utente o multi-dispositivo in quanto si può accedere alla propria posta elettronica da postazioni e con dispositivi differenti avendo sempre a disposizione e sincronizzati tutti i messaggi delle cartelle: posta inviata, ricevuta e archiviata (compreso lo SPAM!).
La sincronizzazione fa si che, ad esempio eliminando un messaggio da Thunderbird esso viene automaticamente eliminato anche dal server remoto di posta.

La sua estensione IMAP IDLE, descritta nella RFC 2177, consente a un client di indicare al server che è pronto ad accettare notifiche in tempo reale. In questo modo l'utente riceve dal server ogni nuova email (o modifica della sua casella e-mail), senza bisogno di premere ogni volta il pulsante "Invia/Ricevi". [Fonte Wikipedia]

IMAP è molto veloce in quanto vengono scaricate inizialmente solo le intestazioni dei messaggi (più leggère) e poi Thunderbird scarica anche il contenuto delle email che si vogliono lèggere (in modo che siano consultabili anche in locale).



- Accorgimenti per chi usa IMAP - 
Nelle impostazioni di Google GMAIL:

1. Verificare su Impostazioni Gmail che, nel pannello "Inoltro e POP/IMAP", la voce "Accesso IMAP" sia "IMAP attivato" (o attivarlo selezionando Attiva IMAP).

Inoltre verificare che siano selezionate le seguenti impostazioni predefinite
  • Quando contrassegno un messaggio in IMAP come eliminato: Eliminazione automatica attiva - Aggiornamento immediato del server
  • Quando un messaggio viene contrassegnato come eliminato e cancellato dall'ultima cartella IMAP visibile: Archivia il messaggio
  • Limiti della dimensione della cartella: Non limitare il numero di messaggi nelle cartelle IMAP

2. In questo caso si può invece utilizzare il filtro Anti-Spam di GMAIL. In particolare si potrebbe utilizzare in combinazione con quello di Thunderbird anche se Goolge lo sconsiglia:  "Posta indesiderata e spam. NON attivare i filtri per la posta indesiderata del tuo client. Nel tuo client è in funzione anche il filtraggio antispam di Gmail, pertanto ti consigliamo di disattivare gli altri eventuali filtri antispam o della posta indesiderata nel client. Il filtro del client tenterebbe di scaricare e classificare tutti i messaggi esistenti, provocando un rallentamento del client fino al termine del processo." Per i disubbidienti scegliere in Thunderbird il menù Strumenti | Impostazioni account, poi, nell'account a sinistra, selezionare la voce Posta Indesiderata e, a destra, spuntare la voce Sposta i nuovi messaggi di posta indesiderata in: poi selezionare Altra e scegliere la cartella SPAM di Gmail.

Nelle impostazioni di Thunderbird utilizzare le seguenti configurazioni consigliate da Google per IMAP:

Dal menu Strumenti, selezionare Impostazioni account ed evidenziare l'indirizzo Gmail.
  • Nella scheda Impostazioni server:
    • Controlla nuovi messaggi all'avvio > selezionato
    • Controlla nuovi messaggi ogni 10 minuti > selezionato
    • Quando elimino un messaggio > Contrassegna come eliminato
    • Cancella - "Elimina" - Posta in arrivo all'uscita > NON selezionato
    • Svuota Cestino all'uscita > NON selezionato
  • Nella scheda Copie e cartelle della sezione All'invio dei messaggi, esegui automaticamente:
    • Inserimento copia in > NON selezionato
  • Nella scheda Copie e cartelle della sezione Bozze e modelli:
    • Tieni bozze in > Altro
    • Altro > [Indirizzo Gmail] > [Gmail] > Bozze
  • Nella scheda Impostazioni posta indesiderata:
    • Attiva controlli posta indesiderata adattabili > NON selezionato
Fare clic su OK per salvare e chiudere le impostazioni dell'account.

Inoltre, per ottenere prestazioni migliori con la funzione IMAP, seguire attentamente queste ulteriori istruzioni:
  • Nel menu Strumenti, aprire Opzioni.
  • Nella scheda Avanzate, aprire la sezione Generale.
  • Fare clic sul pulsante Editor configurazione.
  • Nella casella Filtro, digitare browser.cache.memory.capacity.
  • Fare doppio clic sulla voce browser.cache.memory.capacity per modificarne i valori.
  • Cambiare il valore in "30720" e fare clic su OK.
  • Eliminare il testo nella casella Filtro e digitare "mail.server.default.fetch_by_chunks"
  • Fare doppio clic sulla voce mail.server.default.fetch_by_chunks e impostarne il valore su false.
  • Chiudere la finestra "about:config" e chiudere Opzioni facendo clic su OK.

La scelta del protocollo di accesso è da valutare in base alle esigenze.

Tuttavia ci sono alcuni accorgimenti specifici per GMAIL che vanno adottati per ENTRAMBI i protocolli:

a. In GMAIL alcuni tipi di file sono bloccati 
Dal sito Google: "Come misura precauzionale per prevenire potenziali virus, in Gmail non è consentito inviare o ricevere file eseguibili (ad esempio file con estensione .exe), i quali potrebbero contenere codice eseguibile potenzialmente pericoloso. Inoltre, in Gmail non è consentito inviare o ricevere file danneggiati.
Quali tipi di file non posso inviare o ricevere?
"ade", "adp", "bat", "chm", "cmd", "com", "cpl", "exe", "hta", "ins", "isp", "jse", "lib", "mde", "msc", "msp", "mst", "pif", "scr", "sct", "shb", "sys", "vb", "vbe", "vbs", "vxd", "wsc", "wsf", "wsh"
Gmail non accetta questi tipi di file neppure se inviati in formato compresso (.zip, .tar, .tgz, .taz, .z, .gz, .rar). Quando un messaggio con un allegato di questo tipo viene inviato al tuo indirizzo Gmail, esso viene automaticamente rispedito al mittente."
Quindi NON si possono inviare o ricevere questi file...
Però per inviarli si può utilizzare un qualunque servizio web gratuito per l'invio file di grosse dimensioni come: MegauploadSizablesendYousendit

Leggi anche:
WeTransfer: Inviare file di grandi dimensioni con INTERNET
Come scambiare giga-file su internet? con GE.TT !


ESPERIENZA PERSONALE:
Se possibile è sicuramente meglio leggere la posta dell'account attraverso il protocollo IMAP, anche perché si può gestire meglio l'eventuale SPAM presente nell'omonima cartella di GMAIL. 

Problemi su IMAP con Thunderbird 
Se vi rendete conto che Thunderbird NON mostra più tutte le email presenti sulla vostra casella di posta oppure visualizza delle email che in realtà avete già cancellato, allora è possibile che il file indice delle cartelle di Thunderbird risulti danneggiato! 
Thunderbird: Ripara la Cartella (IMAP)
E' facile rendersi conto del problema selezionando tutti i messaggi della cartella in esame (ad esempio: "Posta  in arrivo") e confrontando i valori del totale messaggi selezionati (Selezionato) con quello del totale dei messaggi (Totale), i quali sono indicati in basso a destra nella barra di stato di Thunderbird e che devono sempre coincidere! Se i due valori non fossero uguali, selezionate la cartella in esame e premete il tasto destro del mouse, poi scegliete la voce "proprietà" dal menù contestuale, e nella finestra che apparirà, premete il pulsante "Ripara la cartella". Questa funzione si occupa appunto di riparare il file indice delle cartelle e quindi di mostrare correttamente, anche in Thunderbird (con accesso IMAP), tutti i messaggi presenti nella casella email.


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