venerdì 12 aprile 2013

Come ridurre automaticamente le dimensioni di una presentazione Powerpoint? Ecco 2 modi differenti!

Quando crei una presentazione Powerpoint con foto di grandi dimensioni è facile raggiungere velocemente dimensioni del file elevate come ad esempio 500MB o più. L'ideale sarebbe trasformare la risoluzione delle immagini da alta a bassa, prima di inserirle nella presentazione!
Ma se il file te lo passa il capo o un collega ed è già così, tu che fai?


Esistono almeno due metodi per ridurre automaticamente il peso dei file .ppt (Powerpoint)

PRIMO METODO
Utilizza una funzione di Microsoft Powerpoint 2007 che:
  • riduce automaticamente la risoluzione di una specifica immagine o di tutte quelle della presentazione.
  • applica un rapporto di compressione ininfluente sulla qualità, 
  • elimina le informazioni indesiderate, ad esempio le parti ritagliate di un'immagine
Le immagini ad alta risoluzione, che puoi ottimizzare sono file: png, jpeg o jpg, tiff, bmp e gif.
Non puoi ottimizzare le immagini con un tipo di disegno in formato grafica vettoriale e file: wmf, emf ed eps.

Per Modificare la Risoluzione delle immagini :
  • Clicca sull'immagine 
  • In Strumenti immagine clicca su Comprimi immagini nel gruppo Regola della scheda Formato.
  • Per modificare solo la risoluzione dell'immagine selezionata anziché quella di tutte le immagini incluse nel documento, seleziona la casella di controllo Applica solo alle immagini selezionate.
  • Clicca su Opzioni poi, in Output di destinazione, clicca sulla risoluzione desiderata.


Per Comprimere le immagini:
In certi casi puoi ridurre il formato colore dell'immagine, ovvero comprimerla, in modo da ridurre le dimensioni del relativo file. La compressione implica non comporta alcuna riduzione della qualità.
  • Clicca sull'immagine 
  • In Strumenti immagine clicca su Comprimi immagini nel gruppo Regola della scheda Formato.
  • Per comprimere solo l'immagine selezionata anziché tutte le immagini incluse nel documento, seleziona la casella di controllo Applica solo alle immagini selezionate.
  • Clicca su Opzioni poi, in Output di compressione, seleziona la casella di controllo Esegui automaticamente compressione di base al salvataggio.
NOTA:   L'opzione Esegui automaticamente compressione di base al salvataggio si applica solo al documento aperto nell'applicazione corrente. Tutte le altre opzioni presenti nella finestra di dialogo Impostazioni compressione si applicano invece a tutti i documenti di Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office Word 2007 e Office Outlook 2007.

Per Rimuovere le aree ritagliate delle immagini:
Anche dopo che hai ritagliato parti di un'immagine, le sue parti ritagliate rimangono nel file immagine! Per eliminarle definitivamente deve seguire questa procedura.
  • Clicca sull'immagine 
  • In Strumenti immagine clicca su Comprimi immagini nel gruppo Regola della scheda Formato.
  • Per rimuovere solo le parti ritagliate dell'immagine selezionata anziché di tutte le immagini incluse nel documento, seleziona la casella di controllo Applica solo alle immagini selezionate.
  • Clicca su Opzioni poi, in Output di compressione, seleziona la casella di controllo Esegui aree ritagliate delle immagini.


SECONDO METODO
Utilizza software di terze parti come ad esempio: FILEminimizer Suite di Balesio 


FILEminimizer Suite comprime i file: PDF, PowerPoint, Word, Excel e immagini fino del 50-90% senza zippare. Il software ottimizza automaticamente le dimensioni dei file senza cambiarne il formato nativo. La qualità visiva dei files ottimizzati è la stessa di quelli nativi. Inoltre si integra in Microsoft Office e nel programma di posta elettronica (Microsoft Outlook e Lotus Notes) ed può addirittura ottimizzare i files allegati direttamente prima dell'invio tramite email. 

Per comprimere i file devi solo selezionarli (anche più di uno in modalità batch) e scegliere il livello di compressione finale:
  • Visivamente Identico
  • Visivamente Alta Qualità
  • Visivamente Qualità Schermo
  • Visivamente Bassa Qualità
  • Personalizzata
Poi scegli la cartella in cui salvare i file ottimizzati e inizi il processo premendo ottimizza file oppure ottimizza e invia (per email)

    A fine processo puoi vedere quanto è stato compresso ciascun file e il totale complessivo dello spazio guadagnato.

    [FONTE] FILEminimizer

    ESPERIENZA PERSONALE:
    Per fare una prova comparativa su quale sia il metodo migliore per ridurre le presentazioni Powerpoint, ho compresso lo stesso file di 398MB sia con le funzioni native di Microsoft Powerpoint ottenendo un file di 223MB sia con FILEminimizer suite ottenendo un file di 126MB
    Esiste una promozione che permette di installare una licenza gratuita e illimitata di una precedente versione (7.0) di FILEminimizer Suite. Per attivarla è necessario cliccare su questo link e compilare il modulo. La licenza verrà inviata via email e potrai inserirla nella sezione registrazione del software, dopo averlo scaricato e installato. Non preoccuparti se le istruzioni per il rilascio della licenza sono in inglese(!), in quanto il software installato sarà in lingua italiana.
    FILEminimizer Suite si comporta molto bene anche nella compressione dei file PDF. In un caso ha ridotto del 90.6% un file PDF diminuendone la dimensione da 59.503 KB a 5.557 KB !
    ©RIPRODUZIONE RISERVATA