sabato 7 gennaio 2017

G SUITE ⭐ l'ufficio digitale adatto alle piccole imprese e alle grandi aziende

G Suite è un pacchetto di applicazioni software, basate sul cloud, e progettato da Google per soddisfare le esigenze del lavoro di ufficio delle aziende di ogni dimensione. 
Le applicazioni disponibili sono quelle classiche, utilizzate dalla maggior parte degli impiegati "digitali" di oggi, ovvero: posta elettronica, editore di testo, foglio elettronico, software per presentazioni, più una serie di strumenti che aiutano i team a comunicare, collaborare e aumentare la produttività ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo.
G Suite è facile da configurare, utilizzare e gestire, così la tua azienda può concentrarsi sulle questioni davvero importanti.
Se già utilizzi le applicazioni di Google gratuite ad uso personale (come GMAIL, DRIVE, HANGOUTS) conosci già molte caratteristiche presenti anche nella versione a pagamento; tuttavia sono numerose le migliorie che Google ha aggiunto alla suite di lavoro per renderla facile da gestire dagli amministratori IT e facile da utilizzare in aziende con numerosi dipendenti che devono collaborare fra loro.
Tutte le applicazioni sono ospitate nel "cloud" di Google quindi non devi installare nulla per iniziare a lavorare e puoi utilizzar molteplici device (computer, smartphone, tablet). 

Lo spazio di archiviazione totale disponibile su G SUITE è legato al tipo di abbonamento scelto:
- nella versione BASIC (€ 4,00 / utente) hai a disposizione per ogni utente 30 Gigabytes di spazio condiviso tra la posta di GMAIL e i documenti di DRIVE;

- nella versione BUSINESS (€ 8,00 / utente) hai spazio illimitato (!) per ogni utente, inoltre puoi archiviare i dati degli utenti per periodi più lunghi di quelli di conservazione standard e, con la funzionalità eDiscovery, puoi cercare e trovare informazioni in formato elettronico. Nota Bene: gli account con meno di 5 utenti riceveranno 1 Terabyte per utente.

Ecco di seguito l'elenco delle applicazioni presenti in entrambe le versioni (BASIC e BUSINESS).

GMAIL 
La prima componente della suite è l'eccellente e collaudato servizio di posta che, nella versione a pagamento, ha in più le seguenti caratteristiche:
- email personalizzata con il tuo dominio (@azienda.com)
- indirizzi email di gruppo illimitati
- garanzia di disponibilità del servizio del 99,9%
- nessun annuncio pubblicitario
- supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7
- il plug-in G Suite Sync per Microsoft Outlook, cioè uno strumento che sincronizza la posta, i contatti, gli eventi del calendario, le note di Outlook e le attività tra il tuo profilo Google in Outlook e il tuo account G Suite nel cloud
- per gli amministratori IT esistono anche strumenti di migrazione per importare le email da ambienti precedenti come Lotus Notes e Microsoft (comprensivi di posta, contatti e calendari)

HANGOUTS
Letteralmente "luoghi di ritrovo" è lo strumento che serve per chiamare e videochiamare altre persone sia interne che esterne all'azienda. Puoi invitare fino a 25 partecipanti alle tue conference call. Chiunque può partecipare allo stesso Hangout da desktop, portatile, tablet o telefono.

CALENDAR
Con Calendar puoi pianificare gli eventi controllando la disponibilità dei colleghi o mostrando i loro calendari in un'unica vista. Inoltre puoi condividere i calendari in modo che le persone possano vedere tutte le informazioni dell'evento oppure semplicemente se sei disponibile. 

GOOGLE+
E' un Social Network aziendale che ti permette di condividere qualsiasi contenuto multimediale di rilievo per i tuoi follower (sia colleghi che potenziali clienti)

DRIVE 
E' il disco online, ovvero lo spazio di archiviazione messo a disposizione dell'utente sui server cloud di Google. Accedendo a Drive puoi memorizzare qualunque tipo di file e visualizzare più di 40 tipologie di documenti dei formati più diffusi. Ma naturalmente puoi anche creare e modificare documenti di testo, fogli elettronici, e presentazioni direttamente dal tuo browser senza bisogno di installare alcun software.  

DOCUMENTI
Puoi creare e modificare documenti di testo direttamente nel browser. Più persone possono lavorare contemporaneamente e tutte le modifiche vengono salvate in modo automatico.

FOGLI
Utilizza le potenti funzioni e le formule dei fogli di lavoro per eseguire calcoli, con la possibilità di aggiungere grafici complessi, generare rapporti con tabelle pivot, includere filtri e altro ancora.

MODULI 
Crea un modulo con la stessa facilità con cui crei un documento.
Scegli tra più tipi di domande, trascinale per organizzarle e personalizza i valori con la stessa facilità con cui incolli dati per creare un elenco.

PRESENTAZIONI
Server per creare e modificare presentazioni dall'aspetto professionale. Con esso puoi lavorare online su un'unica presentazione con un partner aziendale, con tutto il team o con contatti esterni. Puoi decidere chi è autorizzato a modificare, a visualizzare o solo ad aggiungere commenti.

SITES
Con questo strumento puoi creare velocemente siti web di alta qualità per il tuo team, progetto o evento. I siti si adattano agli schermi dei computer desktop, tablet e smartphone. Lo strumento è molto facile da utilizzare e non devi essere un esperto di progettazione o programmazione per fare il tuo primo sito.

CONSOLE DI AMMINISTRAZIONE
Puoi creare e gestire tutti gli account di posta dei tuoi dipendenti in modo centralizzato accedendo alla console con il tuo browser. Le robuste impostazioni di amministrazione ti offrono il controllo totale su utenti, dispositivi, sicurezza.

DISPOSITIVI MOBILI
Grazie a una funzionalità di gestione per dispositivi mobili potrai proteggere i dati su dispositivi  Android, iOS e Windows. Potrai richiedere funzioni che consentono di bloccare lo schermo, impostare password sicure e cancellare i dati riservati dai dispositivi Android e iOS eliminando i dati dell'account in maniera selettiva o tutti i dati del dispositivo.
Per aiutare i tuoi dipendenti a trovare le app di lavoro di cui hanno bisogno, puoi distribuire le applicazioni aziendali dalla Console di amministrazione su Google Play o Apple App Store. Puoi anche ospitare app per Android esclusivamente ad uso interno sul canale privato di Google Play.


Infine il tool seguente invece è presente soltanto nella versione Business.

VAULT 
Con questo strumento puoi archiviare in modo permanente tutte le mail e le chat degli utenti nel registro della tua organizzazione e puoi decidere per quanto tempo mantenerle.

A scanso di equivoci chiarisco che ho aderito al G-Suite Google Referral Program, pertanto riceverò un compenso per ogni nuovo utente che registrerà un abbonamento a G-Suite utilizzando il collegamento presente in questo articolo. Quindi se sei interessato anche solo a provare G SUITE (i primi 14 giorni sono gratuiti) ti chiedo di entrare cliccando sul referral link seguente.

[referral LINK] G SUITE, inizia qui la prova GRATUITA


ESPERIENZA PERSONALE:
Ho avuto la prima esperienza con la suite business di Google alcuni anni fa (2011), quando ancora veniva chiamata Google Apps for Business ed esisteva sia in versione gratuita che a pagamento; avevo scritto anche un articolo in proposito (vedi: Aumentare enormemente e gratis lo spazio della casella email aziendale).
Da allora la suite si evoluta e perfezionata sia per soddisfare le esigenze degli utenti che per aiutare gli Amministratori IT di Sistema. 
Ecco di seguito le mie considerazioni su alcune caratteristiche della suite che vanno evidenziate per la loro importanza.

Per un Amministratore IT è stupendo potersi semplicemente dimenticare del mail & files server! Poiché tutto è ospitato nei data center del cloud di Googlenon è necessario predisporre nessun tipo di hardware specializzato in azienda per gestire i documenti condivisi e la posta, anzi ... è possibile dimenticarsi completamente di problemi di spazio, di potenza di calcolo, di velocità o di mancanza di risorse! Pensa a tutto Google!!

Se sei un utente che ha sperimentato la perdita di file e documenti per un improvviso crash del computer o per mancanza di corrente, beh sappi che quei tempi sono finiti!! Infatti quando crei un documento online (testo, foglio di calcolo o presentazione) il tuo file è salvato in tempo reale sul cloud di Google, per cui non è mai possibile perdere il contenuto in modo accidentale.

I vantaggi del cloud sono notevoli, ad esempio nessun utente ti chiederà mai di ampliare la sua casella di posta perché è quasi piena, in quanto la capienza è illimitata(!) Non dovrai litigare con i supporti di backup perché sono automatici, esterni alla tua azienda e garantiti dai server di Google.

Puoi importare i documenti per renderli modificabili istantaneamente, inclusi i file di Microsoft® Word, Excel e PowerPoint e OpenOffice. Inoltre puoi importare i file PDF per modificarli, e se non sono particolarmente complessi, ottieni anche un buon risultato finale! Puoi esportare il tuo lavoro nei formati .docx, .xlsx, .csv, ,pptx, .pdf, .odt, .ods, .rtf, .txt o .html.
G-Suite tiene traccia delle modifiche apportate ai documenti e le versioni precedenti sono conservate a tempo indefinito senza influire sullo spazio di archiviazione disponibile.
Su Hangouts puoi ospitare anche persone che non hanno G Suite.
I tuoi dati rimangono sempre di tua proprietà e restano con te se cambi soluzione aziendale.

ATTENZIONE: Se ti interessa acquistare G Suite, scrivimi utilizzando il modulo di contatto, posso offrirti gratuitamente un codice promozionale che ti permetterà di ricevere uno sconto del 20% sul primo anno di abbonamento a G Suite. Se leggi questo avviso significa che ho ancora a disposizione almeno n.1 codice promozionale, ma affrettati perché è l'ultimo disponibile e solo il lettore più veloce che mi contatterà riceverà il codice.
©RIPRODUZIONE RISERVATA

AMAZON ADS