giovedì 7 marzo 2013

FreeSpace ti segnala gli allegati più grandi presenti in GMAIL e in tutto il dominio di posta

Anche le caselle di posta più capienti come Google GMAIL alla fine si riempiono! 
Quindi ogni tanto è necessario fare pulizia eliminando le email dal cestino, dallo SPAM o dalle cartelle più vecchie. Purtroppo anche dopo questa operazione può accadere di avere la casella prossima all'esaurimento dello spazio

Attualmente (marzo 2013) lo spazio massimo consentito è pari a circa 10 GB per gli utenti con account gratuito, e pari a 25 GB per gli utenti con account a pagamento.

FreeSpace di BACKUPIFY è un'applicazione gratuita che si integra con la posta di Google GMAIL e individua gli allegati più "pesanti", presenti nella varie email ricevute o inviate, per permetterne la cancellazione o archiviazione. In questo modo è possibile ridurre drasticamente lo spazio occupato dalle email dell'account prima di raggiungere il limite massimo dello spazio di archiviazione. Infatti l'utente può decidere facilmente quali email scaricare e mettere al sicuro fra quelle che occupano più spazio e poi cancellare la copia presente in GMAIL, liberando spazio di archiviazione. 
FreeSpace
La caratteristica secondo me più interessante, è che FreeSpace funziona non solo per gli utenti di posta singoli, ma anche per tutti gli utenti di un dominio di posta elettronica. Pertanto l'amministratore di un dominio di posta può utilizzare FreeSpace per verificare quali utenti occupano più spazio e in particolare può indicare loro quali email contengono allegati pesanti potenzialmente da eliminare. 

FreeSpace dopo aver analizzato tutto il dominio, mostra la Top-10 degli utenti che stanno esaurendo il loro spazio e la Top-10 delle email con gli allegati piu grandi.
FreeSpace è quindi uno strumento utile a prevenire il raggiungimento del limite massimo di archiviazione dell'account di posta di ogni utente del dominio.

[Link] FreeSpace 



ESPERIENZA PERSONALE:
Attualmente GMAIL non offre la possibilità nativa per fare questa analisi su molteplici indirizzi,  pertanto FreeSpace diventa molto utile soprattutto agli amministratori di dominio.

Per i singoli utenti invece esistono almeno due alternative:
1) Dentro Google GMAIL, nella barra di ricerca, utilizzare gli operatori di ricerca avanzata.

OperatoreEsempioSignificato
larger:larger:10MTutti i messaggi di dimensioni pari ad almeno 10 milioni di byte (10.000.000 di byte).
has:attachmentfrom:davide has:attachmentMessaggi inviati da Davide che contengono un allegato.
filename:filename:jpgMessaggi che contengono immagini JPG allegate.
older:older:2010/01/01Messaggi inviati prima del 1 gennaio 2010 (utilizzando il formato di data aaaa/mm/gg.

Ad esempio inserire i seguenti parametri has:attachment larger:6M  in modo da ricercare solo le email che hanno allegati con capienza superiore ai 6MB

2) Associare all'account di posta un client di posta (Outlook Express, Outlook, Thunderbird, Windows Mail, ecc.) e attraverso un collegamento con protocollo MAPI sfruttare il software di posta per ordinare le mail per "capienza degli allegati", dopodiché eliminare le email più capienti.
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